Modern Werken tipsPersoonlijke ontwikkeling tipsSecretariaat tips

8 tips om je ‘zichtbaarheid op afstand’ te managen

Manage je zichtbaarheid

Met z’n allen werken we nu al meer dan vijf weken vanuit huis. De eerste paar dagen stonden vooral in het teken van het uitproberen welke tools het beste gebruikt konden worden om met elkaar te overleggen. Van alle kanten kwamen de adviezen en tips voorbij. Wij gebruiken FaceTime, wij doen conferencecalls, wij gebruiken MS Teams… Inmiddels hebben de meeste organisaties en teams gekozen voor een app waarmee ze communiceren en/of vergaderen. Ik ervaar meer rust nu de techniek duidelijk is en iedereen de basale kennis voor efficiënt gebruik onder de knie heeft.

De volgende uitdaging voor mij was om een dagplanning te maken waarin ik ook voldoende ruimte nam om te werken aan mijn mentale fitheid. Ik had vooral de neiging om nóg meer te gaan werken. De omzet was inmiddels gereduceerd tot bijna nul. Dit was iets wat ik nog nooit had meegemaakt. Toen kwam het besef dat harder werken niet de oplossing is. Ik moest een goede balans zien te vinden tussen de juíste activiteiten doen om toch inkomsten te kunnen generen, te blijven verbinden met alle relaties én aandacht te besteden aan mijn eigen behoeften. In mijn vorige blog schreef ik al dat ik nu nieuwe online trainingen voor assistants heb ontwikkeld. Mezelf fit houden doe ik door in ieder geval iedere dag minimaal een half uur te wandelen of te fietsen. En tussen al het werk door, doe ik stoelyoga-oefeningen. So far so good!

Toch merkte ik bij mezelf dat ik niet automatisch in de spreekwoordelijke ‘pen’ klom om mijn collega’s op te hoogte te houden van mijn activiteiten of van zaken die mij bezighouden. Terwijl juist nu, nu we elkaar niet meer fysiek ontmoeten op kantoor of bij de vrijmibo, het extra belangrijk is om zichtbaar te blijven. De derde uitdaging dient zich hiermee aan. Hoe blijf ik op afstand tóch zichtbaar?

Inspireren, coachen en trainen is mijn vak. Dan lijkt het al snel dat ik extravert ben. Toch voelt het ook voor mij niet comfortabel om te communiceren over wat me bezighoudt of wat ik dagelijks of wekelijks bereikt heb. Misschien komt het door de cultuur in ons land: doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg, bescheidenheid siert de mens…… Een vorm van bescheidenheid is daarmee ook een van mijn kwaliteiten. Alleen zorgt té bescheiden zijn ervoor dat ik onzichtbaar word. Onzichtbaarheid is de valkuil van bescheidenheid. Daarom hier acht tips van mij hoe ik ervoor zorg dat ik zichtbaar blijf, juist nú in tijden van fysieke afstand.

  1. Ga ervan uit dat wat jij ervaart, ook handig kan zijn voor een ander. Dit blog is hier een voorbeeld van. Als ik het lastig vind om mezelf te profileren dan kan ik anderen helpen door mijn ervaringen te delen. Maak jezelf dus zichtbaar vanuit de gedachte dat iemand anders daar iets aan heeft, dat je de ander daarmee helpt. Doordat jij dit blog nu leest, hou ik virtueel contact met je. Ik zoek graag de verbinding!

  2. Door in de dag- of weekstart te vertellen over hoe het met mij gaat. Er zijn, ook bij mij, dagen dat ik minder vrolijk en optimistisch ben. Er ligt dan een lichte grauwsluier over mijn humeur. Door deze dipjes te delen geef ik ook ruimte aan anderen om aandacht te besteden aan hun eigen mindere momenten. En die hebben we dus allemaal. Dat vind ik dan weer fijn om te weten. Mijn humeur is weer als vanouds positief ?

  3. Ik deel mijn tips en flops. De tips zijn prettig voor iedereen en door de flops te delen zorg ik voor een glimlach of voor een luide bulderlach bij mijn collega’s. Zo draag ik bij aan de teamspirit.

  4. Richt je op je doelen. Doe die werkzaamheden die bijdragen aan het behalen van de doelen (van jou én van je manager). Mijn doel is om anderen te inspireren en te motiveren om het beste uit henzelf te halen. Omdat dat nu even niet gaat met fysieke bijeenkomsten heb ik Online Live trainingen gemaakt. Ik doe daarmee de goede dingen in plaats van dat ik alleen maar bezig ben met alle mails of me laat verlammen door de gedachte over de verminderde omzet.

  5. Bericht over de highlights van afgeronde taken of projecten. Op verzoek van een klant van mij heb ik zojuist een opzet gemaakt voor een nieuwe training over hoe je als assistant digitaal verbinding houdt met je manager. Dit post ik als een chat in MS Teams zodat al mijn collega’s gelijk hiervan op de hoogte zijn.

  6. Doe dingen die passen bij je talenten. Voor mij is dat bijvoorbeeld het aandragen van andere inzichten tijdens een brainstorm of het schrijven van een blog. Als assistant ben je een kanjer in het organiseren. Daar draai jij je hand niet voor om. Denk dan nu eens aan het organiseren van analoge spellen op afstand. Zo las ik in een post van YoungCapital het idee van Ranking the Colleagues. Je stelt elkaar vragen als wie was vroeger het lievelingetje van de klas? Wie wordt het beste boos? Wie zou je als eerste een geheim toevertrouwen? Zo leer je elkaar beter kennen en het levert hilarische verhalen op. Of maak een digitaal rondje langs al je collega’s en laat hen vragen bedenken voor een online pubquiz. Wat dacht je van een wandel-vergadering. Nu eens niet allemaal via videocalls maar gewoon elkaar toevoegen aan een telefonisch overleg op je mobiel. Opdracht is alleen om tijdens het overleg buiten te gaan wandelen en af en toe een foto te maken van je omgeving. Die je dan later weer met elkaar kunt delen. Zo draag je bij aan de fitheid van je collega’s en leer je de omgeving van de woonplek van je collega’s kennen. Ongetwijfeld heb jij nog veel meer ideeën. Deel ze vooral met me!

  7. Train jezelf én je collega’s. Ook nu blijf ik bezig met mezelf te ontwikkelen. Ik volg online trainingen en webinars en de beste ideeën hieruit deel ik vervolgens weer. Dat kun jij ook doen. Je kunt er zelfs posts van maken voor LinkedIn of andere social media zodat ook je relaties hiervan mee kunnen profiteren.

  8. En als laatste, om over na te denken én als stimulans….. Desiderius Erasmus zei ooit: verborgen talent brengt je geen reputatie.