Digitaal Archiveren tipsModern Werken tipsPersoonlijke ontwikkeling tips

Waarom digitaal leiderschap een andere aanpak vereist

Digitaal Leiderschap AVK -Bouke van Kleef

Digitaal leiderschap tonen in moeilijke tijden vereist wellicht een andere aanpak dan wat we gewend waren toen we nog “gewoon” op kantoor zaten. Of het nu gaat om persoonlijk leiderschap of organisatiebreed.

1,5 meter is in de zakelijke praktijk eerder “vele kilometers”

Wat een bijzondere tijd is het. Ineens werken we allemaal thuis en ineens kan wel wat jaren een strijd leek te zijn. Laten we wel wezen; natuurlijk zijn er gigantische nadelen aan de intelligente lockdown van Nederland. Maar er zijn ook voordelen:

  • Geen files
  • Meer aandacht voor je kinderen
  • Thuis werken kan nu ineens wel
  • Vergaderen op afstand is de norm
  • Klassikaal trainen op afstand is het nieuwe trainen
  • Dit is HET moment om te werken aan adoptie van digitale middelen zoals Office 365 en Teams zodat de nieuwe technieken echt een vlucht kunnen nemen om op afstand te gaan werken.

Allereerst prijs ik mezelf gelukkig dat ons bedrijf geen grootschalige omzetverlies heeft. We doen heel hard ons best om in deze moeilijke tijden het optimale er uit te halen. Gelukkig mogen en kunnen we nog blijven werken en klanten helpen.  Ook ben ik blij en trots op mijn collega’s. De tomeloze inzet die ze laten zien tijdens deze bijzondere tijden spreekt boekdelen. We hebben als echt team binnen iets meer dan één werkdag vrijwel ons gehele aanbod digitaal geschikt gemaakt via Live leren.

Nu we een aantal weken en diverse maatregelen verder zijn, staan we sterker met deze voorsprong. We waren als team al 100% gewend aan op afstand werken en ik ben super trots om te zien dat we nu ook andere organisaties kunnen helpen met hun digitale leiderschap op afstand!

Mijn ervaringen met persoonlijk digitaal leiderschap

Graag deel ik enkele lessen en tips in dit blog om jouzelf, je team en/of organisatie op weg te helpen met werken en samenwerken op afstand. En dus het tonen van digitaal leiderschap, naar jezelf en naar je team. Een greep uit mijn inzichten:

Tip 1: Eet op die kikker
Zorg er voor dat je zelf (digitaal) fit je werk doet. Maak voor jezelf een duidelijke dagstructuur en bepaal dagelijks aan het einde van de dag wat je de volgende dag gepland hebt. Bepaal je kikker voor het eerste half uur van je werkdag.

Tip 2: Overweeg digital detox tips
In deze tijden zitten we meer en meer achter het scherm en unlocken we veel te veel onze telefoon om het nieuws te lezen of weer eens te scrollen door een social media tijdlijn. Langzaam maar zeker slurpt het meer en meer tijd op en denken we bij ons zelf dat als we pauze hebben of ons even vervelen, we best even kunnen scrollen door onze telefoon. Echter is dat voor je brein hetzelfde als werken, dus je brein krijgt geen pauze. Hierdoor voelen we ons vaker/meer/langer gejaagd of zelfs gestrest.

Mijn advies: kijk of je kan digital detoxen in de light, medium of zelfs hardcore variant. Lees hier meer over digital detoxen en de verschillende varianten.

Tip 3: evalueer je week
Evalueer je week aan het einde van de week. Ikzelf ben verslingerd aan het doen van wekelijks onderhoud, waarbij ik aan het einde van de week:

  • terugkijk op mijn week en mijn losse eindjes opschrijf op mijn takenlijst
  • kijk naar de taken die nog open staan
  • mijn agenda van de komende week kritisch doorloop en wanneer ik tijd heb voor die taken
  • Ook houd ik statistieken bij van hoeveel taken ik open heb staan en of dat een stijging of daling is ten opzicht van de week er voor

Als je als team meer of nog beter wilt evalueren, lees dan eens het blog van collega Inge over evalueren.

Tip 4: houd contact met je collega’s
Houd structureel en ad-hoc contact met je collega’s. Enkele voorbeelden:

  • Gebruik Microsoft Teams om te bellen en videobellen, 1 op 1 en 1 op meer.
  • Plan meetings van te voren via Outlook en verdeel rollen.
  • Plan een digitale weekstart met je team/collega’s, bijvoorbeeld in de vorm van een stand up:
    • Wat heb ik vorige week gedaan
    • Wat ga ik deze week doen
    • Waar loop ik tegen aan, of verwacht ik tegen aan te lopen
  • Schroom niet te (video) bellen met een collega. Maak bijvoorbeeld een digitale koffiehoek aan in Teams en ga een praatje aan met iemand die in de koffiehoek zit.

Tip 5: toon coachend leiderschap
In deze tijden is het coachend sturen en leiden op afstand de enige variant die in mijn ogen succesvol kan zijn. Leiden op basis van autoriteit, hiërarchie, controle en wantrouwen, zal je collega’s al snel opbreken. Zeker in deze toch al moeilijke tijden van vervaagde werk- en privétijd. Iedereen moet op zoek naar de eigen balans en daarvoor zijn begrip en vertrouwen de basis. Zeg nou zelf, je hoort toch liever “hoe gaat het” en “hoe kan ik je helpen om nog beter je werk te kunnen doen” dan dat je leidinggevende je vraagt: “hoe laat ben je begonnen?” en “ik wil dat je heel de dag bereikbaar bent voor mij”. Dus op naar coachend leiderschap.

Zie ook het Webinar Effectief leidinggeven op afstand.

Tip 6: investeer (in ieder geval je tijd) in digitaal samenwerken en maak afspraken
Verdiep jezelf in digitaal samenwerken en maak kennis met de beste tools en de slimste etiquette van het digitaal samenwerken op afstand.

  • Beter online vergaderen? Etiquette voor vergaderen op afstand, zie mijn interview in de Volkskrant
  • E-mail etiquette, zie bijvoorbeeld dit blog over e-mail etiquette
  • Zorg er bijvoorbeeld voor dat werken met Microsoft Teams als leuker en beter wordt gezien dan het ouderwetse versturen van een e-mail. Bekijk maar eens deze video over de e-mail piramides
  • Maak afspraken over het gebruik van Office 365 en Teams. Maak bijvoorbeeld goede en slimme afspraken over het inrichten van je Team en schroom niet je te laten adviseren door experts, bijvoorbeeld door:
    • de mogelijkheden in Teams te verkennen
    • daarna te brainstormen over de optimale inrichting
  • De digitale Teams etiquette
    Poster AVK Digitaal Leiderschap
    Onze digitale etiquette posters (zie hierboven één van de 27 voorbeelden) zijn inbegrepen bij een advies en brainstorm traject met een AVK collega.
  • Hoe ga je om met bijvoorbeeld documenten op de gedeelde netwerkschijf. Gaan we vanaf nu werken in Teams en de netwerkschijven op “alleen lezen” zetten? Gaan we de bestanden overzetten of gebruiken we de netwerkschijf en Teams / SharePoint naast elkaar.
    • Train je collega’s

Kortom: Go for it! Toon digitaal leiderschap en ga van samen aan het werk zijn naar samenwerken.
Oh ja, vergeet niet: laat op tijd je werk los ?