De transitie naar managementsupport met impact, op maat gemaakt.
Ontwikkelingen als Internet of Things, big data, virtual reality/augmented reality en (ro)bots nemen de repeterende taken volledig uit handen. Nu al kun je in Office 365 gebruik maken van de Secretarybot die afspraken voor je maakt. Heerlijk om samen met directies én ondersteuners te werken aan het realiseren van impactvolle managementsupport!
Dat wil ik ook!
Heb jij een plan van aanpak voor ons zodat wij ook onze managementondersteuning kunnen transformeren? Dit telefoontje kreeg ik vorige week. Mijn eerlijke antwoord hierop: “NEE!” Er is geen kant en klaar model, geen one size fits all hiervoor. Iedere organisatie is anders: een andere cultuur, eigen missie en doelen, medewerkers met verschillende vaardigheden en competenties, andere klanten. Dat vraagt om een unieke aanpak, dat is haute couture – helemaal op maat gemaakt mét jullie.”
Een eerste stap
De eerste fase begint met twee stappen.
- We gaan op een inspirerende manier écht aan de slag met alle betrokken assistants. Het secretariaat is immers hun ‘winkel’. Die winkel gaan we inrichten door antwoord te geven op vragen als: wat draagt impactvolle managementsupport bij aan de doelen van de organisatie, waar stáán jullie voor in jullie dienstverlening, wat is jullie toegevoegde waarde, welke diensten zijn future proof en wat heb je nodig van het management om je winkel optimaal te laten draaien.
- Ook gaan we in ‘gesprek’ met de ‘klanten’ van de winkel. Welke diensten zijn essentieel voor hen, wat verwachten zij van een impactvol secretariaat, wat hoeft niet meer en waar moet juist meer aandacht aan gegeven worden. Natuurlijk kan dit in de vorm van interviews. Vaak doen we dit juist anders en wordt het een interactieve sessie waarbij nieuwe inzichten worden geboden die de bestaande ervaringen door het management in een nieuw daglicht stellen. Leuk, leerzaam en met duidelijke resultaten.
En dan….
….aan de slag met alle input van stap 1. Dat leidt heel vaak tot een boeiende presentatie van de winkel door de assistants aan hun ‘klanten’. De assistants presenteren hun visie op haute couture managementsupport aan directie, MT en teamleiders. Ook geven de assistants aan wat zij nodig hebben van directie en management om impactvolle managementsupport te kunnen bieden. De ingrediënten voor het échte gesprek dat ter plekke ontstaat. Zo is er direct duidelijkheid bij iedereen wat impactvolle managementsupport inhoud en hoe dat te bereiken, de route ernaar toe met alle tussenstops (activiteiten) die nodig zijn. Heerlijk voor de assistants om de complimenten in ontvangst te nemen na zo’n bijeenkomst. Wat horen ze zoal? Helder beeld geschetst, goed nagedacht, ik zie uit naar de volgende stap, top presentatie. De zichtbaarheid van de assistants is duidelijk vergroot en de impact wordt merkbaar. Fase twee kan beginnen!
Over de stappen in fase twee vertel ik je graag meer in mijn volgende blog. Heb je direct meer inspiratie nodig dan bel je me toch: 06-53 14 51 33 of mail naar msm@avk.nl.
The future of managementsupport is bright!