Eindelijk is er nu ook een soort “Datumprikker” binnen Outlook te installeren en handig te gebruiken.
Wat is “FindTime”
Een datumprikker voor Outlook; met “FindTime” kunnen genodigden het voor hen beste tijdstip kiezen voor een afspraak. De organisator moet de beschikking hebben over Office365. De ontvangers hebben alleen een e-mailadres en internet toegang nodig.
Je kunt als organisator dus personen uitnodigen voor een afspraak op meerdere data en tijden waarop jij in ieder geval beschikbaar bent. De ontvangers kunnen dan aangeven welke van de door jou aangegeven mogelijkheden ze het beste vinden. De ontvangers kunnen kiezen voor een favoriete tijd of gewoon “Ja beschikbaar” of “Nee niet beschikbaar” aangeven.
De organisator krijgt vervolgens in een overzicht te zien wie wanneer de meest favoriete datum en tijdstip heeft aangegeven en kan dan direct via Outlook de afspraak vastleggen.
Als je “FindTime” wilt gaan gebruiken moet je (als organisator) het dus eerst installeren.
- Ga naar: https://findtime.microsoft.com/ en kies “Install”
- Sluit Outlook en start opnieuw op
- Open een nieuw e-mailbericht
- Klik rechts bovenin het lint op “Apps voor Office” (Outlook 2013) en kies “FindTime” of klik rechts bovenin het lint direct op de knop “New meeting poll” (Outlook 2016)
Hieronder in stappen hoe je met FindTime kunt gaan werken.
Probeer het eerst eens met een collega of een kennis om te oefenen.
Je e-mailbericht is nu (zie onderstaande afbeelding) met de 3 optionele data klaar voor verzenden.
De ontvanger krijgt nu onderstaande uitnodiging en kan dan klikken op “Select options”.
De ontvanger maakt zijn/haar keuze door te kiezen voor:
En klik op “Submit” om je keuze te verzenden naar de organisator.
De organisator ontvangt nu onderstaand emailbericht en kan door op “Schedule” te klikken de beste datum en tijd kiezen. In onderstaand voorbeeld kan “Demo” zowel op woensdag de 13e als op de 20e maar zijn/haar voorkeur (heel klein hartje bij het groene vinkje) gaat uit naar de 20e dus kan de organisator die het beste kiezen. Als de organisator nu klikt achter woensdag 20 januari op de knop “Schedule”, zal de afspraak worden verzonden naar alle deelnemers met de uiteindelijk gekozen datum en tijd.
De deelnemers ontvangen nu de “normale” uitnodiging in Outlook en kunnen tenslotte op “Accepteren” klikken.
