Persoonlijke ontwikkeling tipsSamenwerken tipsSecretariaat tipsUncategorized

Evalueren lastig? Een creatieve vorm helpt!

Evalueren lastig

Herken je dit? De samenwerking in het team loopt niet écht lekker of er heeft zich een situatie voorgedaan dat invloed heeft op de sfeer in het team – of tussen collega’s – of er is een project / event afgerond en jullie willen leren voor de volgende keer. Hoe ga je hiermee om?

Waarom is evalueren lastig?

Ik merk dat veel (vooral vrouwelijke) teams het lastig vinden om samen het gesprek aan te gaan, feedback te geven of als team te evalueren. Die ene collega, of jijzelf wellicht, kan in de verdediging schieten, boos of emotioneel worden en dat komt de teamsamenwerking niet ten goede. Ondanks de goede intentie kan het voelen als een persoonlijke aanval.
Ook de feedbackgever kan zich onzeker voelen om gevoelige situaties te bespreken want sfeer is belangrijk in een team en van jongs af aan hebben we geleerd om anderen niet te kwetsen.

Risico’s om niet te evalueren

Als issues echter niet worden uitsproken loop je als team risico’s; werkplezier neemt af, irritaties en frustraties lopen op, vertoning van ontwijkingsgedrag met een ongewenste werksfeer en soms zelfs overspannenheid tot gevolg.

Probeer het eens anders!

Oké, hoe kan je dan op een andere manier toch samen evalueren zónder dat je een collega ongewild kwetst of het van invloed is op de sfeer en samenwerking?
Tijdens scrumsprints (modern en kortcyclisch projectmatig werken) wordt er altijd afgesloten met een ‘retrospective’, de reflectie met het team om de teamprestaties te verbeteren. Het gaat hier niet om de inhoudelijke evaluatie maar juist om terug te blikken op de samenwerking, het proces en de werkwijze. Tijdens deze retrospectives wordt er altijd op een visuele en creatieve manier gewerkt en afhankelijk van het doel wordt de juiste vorm gekozen.

Afhankelijk van het doel gebruik ik dit regelmatig in mijn trainingen. Vooral als het lastig is om in een team zaken uit te spreken helpt het enorm goed om deze creatieve vorm te gebruiken en daarnaast vindt iedereen het ook erg leuk om een andere manier te proberen. Het geeft een goed overzicht van de informatie, verbeterpunten worden snel zichtbaar, deelnemers voelen zich veiliger en het wordt niet als ‘persoonlijke aanval’ ervaren. Allemaal voordelen dus!

5 stappen voor een goede reflectie

  1. Voorbereiden: zorg dat iedereen in de juiste stemming is voordat je begint.
  2. Verzamel informatie: wat ging er goed en wat juist niet? Hoe was de sfeer en de samenwerking? Waar moeten we mee stoppen en juist mee starten? Haal zo veel mogelijk informatie op uit het team.
  3. Inzicht verkrijgen: welke input kan je clusteren en welke patronen ontdek je?
  4. Beslissen wat te doen: pak een paar issues op en zorg voor concrete vervolgacties.
  5. Afsluiten: zorg voor feedback op deze manier van reflectie en probeer het de volgende keer te verbeteren.

 

Enkele voorbeelden

Samenwerking in jullie team of de samenwerking met jullie directie of andere teams bespreken? Probeer het dan eens zo.

  • Geef iedereen, na stap 1, voldoende post-its
  • Teken de gewenste vorm op een flip-over
  • Laat iedereen zijn/haar persoonlijke punten of gevoel op een post-it schrijven en opplakken
  • Zorg voor voldoende tijd

Nadat iedereen alle punten heeft opgeplakt kan je beginnen met het clusteren van de input (stap 3).

Onderstaand enkele voorbeelden die je kan gebruiken:

Voorbeeld : samenwerking in ons team

Voorbeeld: evaluatie van een proces

Voorbeeld: evaluatie op onderdelen

Voorbeeld: evaluatie samenwerking

Er zijn legio voorbeelden te vinden en wissel juíst af met de verschillende vormen. Dit zorgt ervoor om elke keer vanuit een ander uitgangspunt de informatie op te halen en andere verbeterpunten aan te pakken. Zo leer je als team om op een prettige manier met elkaar in gesprek te blijven zonder het direct persoonlijk te maken. Ga gewoon van start, leer van elkaar en verbeter zodat jullie teamsamenwerking en dus teamresultaat nog verder verbetert.