10 Tips voor een opgeruimd digitaal archief.
Opgeruimd digitaal archief: 10 tips
Criteria
Bepaal bij ieder document dat je digitaal gaat opslaan of het document daadwerkelijk gearchiveerd moet worden met deze 4 criteria:
- a. Is het nodig voor de bedrijfsvoering?
b. Is het nodig voor de financiële verantwoording (onder meer naar de fiscus)?
c. Is het wettelijk noodzakelijk (werk je bij de overheid of een zelfstandig bestuursorgaan, dan heb je te maken bij de Archiefwet)?
d. Heeft een document historische waarde voor de organisatie?Kies voor hamsteren of opruimen - Indien je document voldoet aan een van bovenstaande vier criteria: dan start het hamsteren (dan bewaar je een document). Zo niet: dan is het meestal niet het bewaren waard. Gebruik het kruisje! (= rechtermuisknop: verwijderen).
Ruim op - Nu start dus het opruimen. Uitgangspunt bij digitaal archiveren is: eenmalige opslag – meervoudig gebruik. Gebruik daarom de kantoorserver als je digitale archief. De kantoorserver is immers de plek waar ook je collega’s toegang hebben tot documenten. Outlook is je communicatiemedium.
- Maak nooit meer dan 10 hoofdmappen. 10 bestandsnamen zijn door iedereen direct te overzien waardoor je de juiste keuze kunt maken. Met meer mappen verlies je het overzicht.
- Zorg ervoor dat de namen van je hoofdmappen onderscheidende namen krijgen.
- Per hoofdmap mag je 10 submappen maken.
- Iedere submap is een detaillering van het hoofdonderwerp waarbij de namen van de submappen ook weer onderscheidend zijn.
- Tenslotte mag je per submap wederom 10 sub-submappen maken volgens dezelfde principes als onder 7.
- Maak je digitale structuur altijd samen met een of twee collega’s. Zo maak je gebruik van elkaars kennis en zorg je voor draagvlak voor je nieuwe digitale archiefindeling.
- Benoem een beheerder voor je digitale archief (inclusief twee plaatsvervangers). Als iedereen namelijk de rechten krijgt om nieuwe mappen aan te maken creëer je binnen no-time weer een digitale chaos.
Succes!
Een gedachte over “Digitaal archiveren: Hamsteren of opruimen?”
Beste Marianne, dank voor het artikel. Het is bij documenten belangrijk om de bewaarplicht te controleren. U benadrukt dit al voor fiscale documenten. Maar ook documenten met persoonsgegevens, zoals klantgegevens, kennen een bewaartermijn. En deze documenten moeten op een deugdelijke manier vernietigd worden (na verloop van het termijn), bijvoorbeeld met een papierversnipperaar of door een datavernietigingsbedrijf.
Reacties zijn gesloten.