Digitaal vergaderen blijkt in de praktijk vaak efficiënter en productiever
Het belangrijkste is dat je duidelijke afspraken maakt binnen je organisatie om de iPad veilig en effectief te kunnen gebruiken voor vergaderingen. Meestal vergt het wat aanpassingen in de werkwijze van het secretariaat en de deelnemers aan de vergadering, met name wat betreft het digitaal ter beschikking stellen van de vergaderstukken.
Het simpelweg toevoegen van bijlagen in het vergaderverzoek in Outlook gaat niet werken; de agenda van Apple ondersteund dit niet. Ook is het niet zomaar mogelijk om een directe netwerkverbinding te maken met de bedrijfsserver en de documenten rechtsreeks vanuit een map op de server naar je iPad te kopiëren. Wat dat betreft heeft de nieuwe Windows 8 Tablet een duidelijk streepje voor (zie artikel: De iPad versus de Windows 8 Tablet).
De meest gebruikte, maar eigenlijk niet logische methode om dit probleem te omzeilen is om alle vergaderstukken per mail te verzenden. Dit is maar een halfslachtige oplossing omdat je nooit over de laatste versie beschikt en continu stukken moet nazenden. Wijzigingen die je zelf op je iPad maakt in een vergaderstuk zijn niet zichtbaar voor de andere deelnemers en er zal centraal een gewijzigd document moeten worden gemaakt waarin alle opmerkingen van de deelnemers worden verwerkt. En die moet vervolgens weer naar iedereen gemaild worden…
Voordat je de iPad gaat inzetten als vergaderdossier en een keuze maakt in Apps of techniek die je als organisatie wilt gaan gebruiken, is het aan te bevelen om een duidelijke structuur te maken in je digitale dossier. Bedenk van tevoren hoe je de vergaderstukken gaat opslaan. Ga je bijvoorbeeld mappen aanmaken per datum waarin alle stukken staan die voor die dag nodig zijn, of ga je mappen maken per project / afdeling. Daarna ga je bepalen hoe je de documenten beschikbaar stelt. Via een App, een locatie op de netwerkschijf die toegankelijk is op de iPad (navragen bij ICT), via SharePoint, via bv. Dropbox (niet veilig!) of via de mail.
De manier van plannen van de vergadering (via Outlook) en het bij elkaar zoeken van de vergaderstukken behoeft over het algemeen geen wijzigingen als je digitaal gaat vergaderen met de iPad. Wel de manier van beschikbaar stellen van de documenten op de iPad en de manier van lezen en bewerken van de documenten.
Voorbeeld stappenplan Digitaal vergaderen met de iPad:
- Voorbereiding van de vergadering. In dit stadium verandert de werkwijze niet echt en gebruik je de iPad niet. De voorbereiding bestaat uit het verzamelen van gegevens die je nodig hebt om een vergadering te plannen. Tip: Maak een taak aan in je takenlijst met daarin de punten die af moet handelen bij het plannen van een vergadering. De Outlook takenlijst is ook in te zien op je iPad. Een voorbeeld van zo’n lijstje:
- Doel van de bespreking
- Inventarisatie deelnemers (verplichte of gewenste deelname)
- Termijn waarbinnen de vergadering moet worden gehouden
- Duur van de vergadering
- Locatie
- Agenda punten verzamelen
- Beschikbaarheid van de deelnemers nagaan
- Toetsen van de vergadering. Ga na of aan de voorwaarden van deze vergadering is voldaan en of er noodzaak is om de vergadering daadwerkelijk te houden. Bij twijfel bespreken met je leidinggevende.
- Vergadering plannen en bevestigen. Je plant zoals gebruikelijk een vergadering in Outlook en nodigt de deelnemers uit via een vergaderverzoek. Controleer of de locatie beschikbaar is en op welke data de interne én externe deelnemers beschikbaar zijn. Omdat je op de iPad geen bijlagen kunt openen vanuit het vergaderverzoek (de afspraak in de agenda), voeg je die dus niet toe. Het notitieveld in de afspraak is wel zichtbaar op de iPad en hier vermeld je de relevante gegevens voor de deelnemers zoals het doel van de vergadering en de Agendapunten. De vergaderstukken sla je op als PDF document zodat deze eenvoudig zijn te openen en te bewerken op de iPad. De documenten verzamel je op de afgesproken locatie op de server. Indien de kantoorserver toegankelijk is op de iPad vermeld je de bestandslocatie in het notitieveld van de afspraak zodat de deelnemers weten waar ze de bestanden kunnen downloaden. Is de kantoorserver niet te bereiken via de iPad dan moeten de documenten gedistribueerd worden naar de deelnemers. Hetzij via de mail of via een App of bv. SharePoint.
- Documenten lezen en annoteren. Nu komt de iPad daadwerkelijk in beeld. Vergaderstukken worden niet meer uitgeprint maar digitaal gelezen op de iPad. Met de juiste Apps kun je eenvoudig aantekeningen (annotaties) maken in de PDF documenten op je iPad. Je kunt dus al vantevoren aantekeningen maken in de documenten op je iPad zodat je ze bij de hand hebt tijdens de vergadering. Voorbeelden van Apps hiervoor zijn: iAnnotatePDF of GoodReader.
- De vergadering zelf. Iedereen heeft de stukken digitaal beschikbaar op de eigen iPad met eigen aantekeningen. Om de vergadering gestroomlijnd te laten verlopen is het aan te raden om een beamer aan te sluiten op een van de iPads (mogelijk vanaf iPad 2). Hierdoor kun je de te behandelen punten en documenten tonen op een groot scherm en verloopt de vergadering meer gestroomlijnd. Tijdens de vergadering kun je ook gebruik maken van de Apps iAnnotatePDF en GoodReader. Om notulen te maken kun je gebruik maken van de App NotesPlus. Hiermee kun je notities typen, schrijven of spraak opnemen.
- Na de vergadering. De notulen en actielijst moeten worden uitgewerkt en verspreid. Meestal een taak van de secretaresse. Nu is het zaak dat de besproken wijzigingen correct in de documenten worden doorgevoerd (door de secretaresse of bevoegde afdeling). Ook moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over het wel of niet bewaren van de ‘oude’ (onbewerkte) vergaderstukken. Iedereen heeft immers hiervan een kopie op de iPad staan, maar deze versies zijn na de vergadering niet meer geldig omdat ze onvolledig zijn. Wanneer een document wat op de iPad is bewerkt wel moet worden bewaard, dan dient deze weer verplaatst te worden naar de juiste plek op de kantoorserver. Het is ons advies om de iPad niet als digitaal archief te gebruiken omdat je problemen krijgt met versiebeheer (en de iPad maar beperkte opslagruimte heeft en niet toegankelijk is voor collega’s).
In onze iPad en Tablet trainingen helpen we organisaties bij het opzetten van een structuur voor digitaal documentbeheer en bepalen we samen welke methode van opslaan en distributie van documenten het best past. Kan er een veilige verbinding worden gemaakt met de kantoorserver of is er een App beschikbaar om documenten veilig uit te wisselen. Vervolgens bepalen we de richtlijnen voor digitaal vergaderen en digitaal werken en kijken we welke Apps daarvoor geschikt zijn en welke het best passen in de werkstructuur van de organisatie. Het uitwisselen van documenten wordt een stuk logischer maar je krijgt nog veel meer tips & trucs die het werken op een iPad behoorlijk vereenvoudigen.
Een iPad training maakt inzichtelijk wat je allemaal kunt met een iPad, maar ook wat je niet kunt. De iPad is immers geen vervanging voor een pc of laptop en heeft zijn beperkingen. Maar je zult zien dat je na een training enthousiaster en effectiever wordt in het gebruik van je iPad en steeds meer gaat werken volgens het ‘papierloos kantoor’ principe wat op de lange termijn kostenbesparingen met zich mee brengt.