Momenteel verzorgt AVK diverse opleidingen binnen jullie organisatie. Wat deden jullie daarvoor qua opleidingen en de persoonlijke ontwikkeling van personeel?
In het verleden waren we bezig met trainingen voortkomend uit het project ‘Pré Wonen Waardevol’. Daar hebben we een aantal grootschalige trainingen in gegeven. Alle medewerkers hebben toen een laboratorium opdracht gedaan op het gebied van samenwerking. We vroegen aan iedereen een project in de praktijk te gaan toepassen en daarin de samenwerking te testen. De teams moesten dan samenwerken om een probleem op te lossen. Daar kwamen hele leuke creatieve oplossingen uit.
Daarna kwam een reorganisatie en toen zijn we opnieuw gaan kijken naar wat nodig is voor onze medewerkers. We hadden wel van alles gedaan aan opleiding, maar het was ook afhankelijk van in welk team je zat hoe gestructureerd het was. We hadden een herpositionering met verschillende teams, waaronder een dreamteam en verschillende actionteams. Vanuit deze herpositionering moesten we vanuit het bestuur aan de slag met “fish” trainingen. Deze trainingen waren heel hoog over en hadden eigenlijk geen effect. Uit die tijd kwam de vraag naar voren over zelfsturing. Dat wilden we graag verder uitwerken en toen kwam AVK in beeld.
We zagen dat sommige teams heel snel zelfsturing gingen doorvoeren en daar ging het helaas steeds fout. Teams moesten klaargestoomd worden om een stap te maken en zo ben ik op het idee van trainingen gekomen. Het leerklimaat was slecht, door het mislukken van de “fish trainingen”. Er moest echter wel wat gebeuren. Maarten Fijnaut kende ik al een hele tijd en ik had veel vertrouwen in zijn kwaliteiten en kende zijn resultaten, dit was het goede moment om hem in te zetten. In de eerste instantie vroeg ik hem om de doelstellingen inzichtelijk te maken, uit te leggen wat de taken van de teams zijn en wat ze moeten doen om zelfsturend te worden. Die elementen vond ik belangrijk in de training.
Jullie zijn echter eerst begonnen met ‘Insights Discovery’ trainingen. Kun je vertellen waarom je hiermee begonnen bent en wat het effect hiervan is geweest?
Ik ging ervan uit dat als de doelstellingen helder zijn, teams daarmee aan de slag kunnen gaan. De rest is afleiding. Maarten zei toen: ‘Zorg eerst voor een goed klimaat in het team, zorg ervoor dat teams goed kunnen samenwerken, dan gaan ze zelf aan de slag om doelstellingen te bespreken’. Hij heeft toen ‘Insights’ voorgesteld. Al snel bleek dat het niveau in de teams enorm verschilde, het ene team had erg veel moeite om écht samen te werken en bepaalde teams waren al veel verder dan de rest. Dat vroeg om een maatwerk aanpak en daar zijn we toen op in gaan spelen. Ieder team boden we de mogelijkheid om in gesprek te gaan en ontwikkelbehoefte aan te geven. Naast deze aanpak was een succesfactor dat we de trainingen niet verplicht hebben gemaakt. We hebben nooit tegen een team gezegd ‘jij moet een training volgen’. We hebben iedereen verleid.
Dus iedereen deed het op vrijwillige basis?
Ja. In het begin hadden we een paar teams verleid. Dat was niet heel moeilijk omdat zij ook een opleidingsvraag hadden. Andere teams hoorde de enthousiaste verhalen van de teams die als eerste gingen en de medewerkers zagen dat de teams vooruitgingen. Ik heb alle teams gevraagd of zij ook behoefte hadden aan en training en al snel volgden er steeds meer. Stuk voor stuk hebben we voor alle medewerkers een persoonlijk profiel gemaakt en hebben we teamtrainingen gedaan.
Er werken momenteel zo’n 160 mensen bij jullie. Zijn die ook allemaal getraind?
Jazeker, allemaal, zelfs een eenpittersteam hebben we getraind. 21 teams in totaal. Het effect is dat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. In de trainingen is ook gesproken over de verantwoordelijkheid en taakvolwassenheid van de teams. Dat is ook een beetje sparren geweest met Maarten. Hij maakt het verschil tussen teams die meer of minder ondersteuning nodig hebben.
Je bedoelt dat het ene team meer te ontwikkelen heeft dan het andere?
Ja precies. Sommige teams weten waar ze staan en hebben meer inzicht in elkaar. Ze communiceren effectiever, daar helpt ‘Insights’ ook goed mee, doordat teams gaan communiceren in termen als: ‘volgens mij vraagt die klant om een meer rode benadering’. De resultaten zijn ook toegenomen. We hebben een medewerkersonderzoek gedaan. Daarin hebben we gemeten hoe het met de effectiviteit zat en daarin zijn we met een volle punt gestegen. Dus dat is heel goed. De effectiviteit en samenwerking is veel beter geworden.
Is dat echt te meten en is het ook te koppelen aan de trainingen?
Ja, dat is het zeker. We zien echt effect doordat we bewust aandacht hebben besteed aan onze mensen. De groei van teameffectiviteit hebben wij gemeten met de resultaten van het medewerkersonderzoek enerzijds en de resultaten van beoordelingen en KPI’s anderzijds. Alle data hebben we gekoppeld en daaruit is de groei afgeleid. In gesprekken met de teamleiders merk je ook dat zij meer durven los te laten, we zien dan dat het team meer verantwoordelijkheid gaat nemen. De eerste teams werken nu al écht zelfsturend. Alles bij elkaar dus een heel mooi resultaat.
Dat klinkt goed. En wat is het meerjarenplan voor de rest?
Sommige teams gaan nooit 100% zelfsturend werken, wel willen wel ze de mogelijkheid bieden om een stap te kunnen maken. Maar als een team beter met een teamleider werkt, waarom zou je het dan per se zelfsturend willen doen? Als het met manager effectiever werkt is dat geen probleem. Mijn ervaring is echter wel dat teams soms veel verder kunnen komen dan ik in eerste instantie dacht. Bij onze organisatie heeft dat voor een van de teams wel heftige gevolgen gehad. Zij dachten dat ze het nooit zouden bereiken, maar uiteindelijk hebben ze met hulp van die trainingen toch alle doelstellingen weten te bereiken. Niemand had ooit verwacht dat dat team zo ver zou komen.
Wat maakt dan dat het er dan ineens wel uit komt?
Wat je geeft, krijg je terug. Dit team kreeg aandacht en erkenning. Dat hadden ze daarvoor nooit gehad. We hebben ze altijd uitgelegd wat ze ‘moeten doen’. Maar het zijn mensen. Als ze zelfstandig een huis kunnen kopen, kinderen opvoeden en allerlei complexe zaken regelen. Waarom vertellen we ze dan hier op de werkvloer wat we van ze verwachten, wat ze moeten doen en ‘denken we’ dat ze dat zelf niet kunnen? Langzaam maar zeker is het vertrouwen opgebouwd en laat dit team zien dat ze zo veel meer kunnen dan we dachten. Ze verbazen zichzelf ook. Als je dan ook duidelijk bent in de kaders waarin ze kunnen werken komt dat helemaal goed.
Hadden alle medewerkers er altijd allemaal even veel zin in?
Nee, zeker niet allemaal. ‘Weer zo’n training’ hoorde ik regelmatig. Maar sommigen hadden er ook wel zin in. We hadden het zo afgesproken: ik deed de intake en Maarten de uitvoering. Als collega vroeg ik hen vooral wat men wilde leren en met betrekking tot samenwerking en effectiviteit: waar hadden ze behoefte aan? De ene wilde dan meer de rollen benoemen, de ander de doelen duidelijker krijgen. Soms lag de focus op de kaders, soms op de samenwerking. Zo heeft iedereen wat kunnen melden. Ik heb altijd aangegeven: ‘Het is jullie training, jullie mogen het bepalen en gaan het doen’. Dat kwam goed over op de mensen. Maarten is als trainer ook erg relaxed en toegankelijk dus dat scheelt ook. Hij kan prikkelen zonder vervelend te worden. Dat kan ook een valkuil zijn, want op een gegeven moment moet je echt naar de doelstelling en dat is buiten de comfortzone voor sommige teams. Dan willen ze het ‘wel gezellig houden’ en dan is dat doorpakken lastig. Sommige teams hebben zelfs nog een derde dag gehad maar uiteindelijk komen ze op dat niveau.
Als je mensen spreekt over de trainingen, wat geven ze dan aan? Hoe hebben de mensen het zelf ervaren?
De geluiden die ik terugkrijg zijn van: ‘Fantastisch’ en ‘Fijne training’ tot ‘Goed, de onderwerpen zijn behandeld en ik heb het gevoel dat ik alles heb kunnen zeggen’. Er is hier en daar wel wat heftigs uitgekomen, dat is soms moeilijk voor deelnemers, maar alle medewerkers hebben zich veilig gevoeld met Maarten. Dus eigenlijk altijd goede reacties gehad.
Oké. En het management, hoe stonden zij ervan tevoren in en aan het eind?
Nou, meerdere managers gingen goed mee. We hebben een management development project gedaan. Dat was een leiderschapsreis die ook door Maarten is begeleid. Die is heel goed gegaan, we hebben ook Insights gedaan, er zijn goede gesprekken gevoerd en de rollen van management hebben we uitgewerkt en behandeld. Ook hebben we aan storytelling gedaan, sommige sessies waren buiten hun comfortzone, behoorlijk prikkelend ook. Uiteindelijk ging niet iedereen mee op de manier die ik voor ogen had, maar dat is ook prima.
Wat zou jij andere organisaties aanraden na jullie ervaringen? Wat zijn de adviezen die je andere organisaties geeft?
In mijn optiek moet je altijd investeren in je mensen. Heel veel dingen zijn te leren. Sommige competenties zijn lastiger maar in vrijwel alles kun je groeien. Door voldoende te blijven leren en ontwikkelen hou je ook risico’s buiten de deur, je blijft meebewegen en je blijft alert. Ik zou zeker adviseren om niet te veel op ontwikkelingskosten te bezuinigen. Natuurlijk leer je niet alles in een training, maar wel heel veel. In de sport bestaat ongeveer 80% van de tijd uit training, de rest is wedstrijd. In het bedrijfsleven is slecht 2% of 3% training en de rest wedstrijd. Probeer meer focus te leggen op het verbeteren van de samenwerking en de teameffectiviteit om betere resultaten te bereiken. Ik geloof heel erg in trainingen, maar dat er ook veel verstoord is door slechte trainingsbureaus. Die hebben dan hun trucje gedaan en weer weggegaan en nooit verder iets gedaan. Daar voel ik mezelf ook verantwoordelijk voor als organisatie, ik organiseer de training, maar wil ook dat het iets oplevert. Daar kan ik dan zelf op terugkomen en het is fijn als je een partner hebt die daarin meedenkt.
Je vertelde net dat mensen meer kunnen dan ze zelf denken. Wat kunnen andere bedrijven met dat inzicht?
De gedacht is, dat enorm veel mogelijk is. Mensen dienen eerst het inzicht te krijgen, dan onderzoeken hoe ze verantwoordelijkheid kunnen nemen en durf te ontwikkelen om het in de praktijk ‘gewoon’ te doen. Begin met het klimaat, dat is de basis. Heel veel willen we het hebben over de doelstelling, de rollen, maar kijk eerst naar de dynamiek in het team. Verplicht mensen ook niet, probeer ze te verleiden. Dat is een belangrijk leerpunt geweest na eerdere ervaringen. Let goed op die verandering, zorg dat het niet eenmalig is. Denk in een traject en niet een project. Denk in meerdere stappen. Laat teams zien hoe goed ze bezig zijn en geef ze complimenten, dat geeft nog meer energie om een stap extra te doen en maakt het werk uiteindelijk een stuk leuker!
Wat is de ‘next step’?
We blijven een organisatie in beweging. We blijven vooruitkijken en iedereen weet dat ze zelfverantwoordelijk zijn voor hun ontwikkeling. Ieder team geeft tegenwoordig zelf aan waar het behoefte aan heeft, ik ben benieuwd waar ze mee komen. Alle nieuwe medewerkers krijgen bij hun start direct een profiel van Insights Discovery en persoonlijke uitleg en teams ontvangen een laatste update van hun ‘teamwheel’. Hoe we verder gaan en wat we gaan doen kan iedere dag weer anders zijn. Het is fijn om samen met AVK te bekijken hoe we de organisatie scherp kunnen houden.
Benieuwd wat AVK voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem dan contact met ons op via de chat of stuur een e-mail naar info@avk.nl.