20% van je inspanningen leidt tot 80% van het resultaat. Hoe kunnen we iets met deze kennis met werkstress in gedachte?
80/20 toepasbaar op stress?
In mijn onderzoek naar stress en het effect binnen organisaties zocht ik naar een bewijs over de manier waarop de 80/20 regel toepasbaar is op werkdruk. Welk percentage van het werk veroorzaakt bijvoorbeeld die werkdruk en welk effect op stress heeft dit. Er zijn vele studies, maar echte statistieken hierover heb ik helaas nog niet gevonden (wie tips heeft, graag!). Op welke wijze gelden de regels van Pareto ook bij het ervaren of ontstaan van stress? Kan efficiënt en effectief omgaan met die regel helpen om meer succes te behalen? Het kan organisaties en individuen meer succes en werkplezier opleveren, de moeite waard om uit te vinden wat we kunnen leren van deze regel.
In de praktijk ervaar ik dat het Pareto principe ook op stress toepasbaar is. Als ik mensen spreek die werkstress ervaren, weten zij vaak haarfijn uit te leggen wat de oorzaak is. Meestal noemt iemand een of meerdere punten op die bijvoorbeeld onduidelijk of onhandig zijn. Het gaat dan altijd om een klein deel van het totale pakket aan werkzaamheden. De stress die men hierbij ervaart blijft echter vaak niet beperkt tot alleen die specifieke situaties. Ervaart iemand stress dan is dit van invloed op een groot deel van het werk. Mijn verwachting is daarom dat het Pareto principe prima toepasbaar is op werkstress; Ik vertrouw erop dat 20% van de werkzaamheden zorgt voor 80% van de ervaren stress. Behoorlijk plausibel in mijn optiek, zeker na toetsing in mijn netwerk de afgelopen periode. Daarnaast put ik uit mijn eigen ervaringen in talloze organisaties en ervaar dat deze theorie breed toepasbaar is.
Multitasken
Bovenstaande kennis bracht ik de afgelopen tijd in verband met een studie waarop ik werd gewezen. De studie maakt duidelijk dat multitasking een illusie is. Mijn collega Bouke van Kleef schreef er begin dit jaar al een blog over: Multitasken; Nu even niet!
Multitasking staat te boek als efficiënt en effectief, maar uiteindelijk kost het ons meer tijd en maken we meer fouten. Het schakelen tussen taken kost ons brein veel extra tijd! Blijvende aandacht op één taak, voordat we overgaan naar de volgende, levert ons veel meer tijdswinst op. Daarbij wordt de kwaliteit van het werk beter (we maken minder fouten) en weten we ons meer details te herinneren. Pareto zou kunnen zeggen: 20% van de tijd multitasken, kost ons 80% van onze energie. Niet aan te raden dus en toch is het precies de valkuil van mensen die veel werkdruk ervaren. Ze gaan multitasken in de hoop om meer op te lossen in minder tijd. Dit beoogde efficiënte werken trekt ons helaas dieper in de put omdat het effect van ons handelen uit blijft! Daarbij kan het brein de vele impulsen niet aan en raken we als multitaskers ‘verslaafd’ aan afleiding. We kunnen simpelweg niet meer focussen op wat nou echt nuttig is om te doen. Het advies is dan ook: Multi-tasken? Houd de focus op wat echt resultaat op levert!
Effect versus efficiënt
Het Pareto principe toont aan dat we niet effectief omgaan met de tijd en de middelen. Als slechts 20% van onze investering 80% resultaat oplevert, toont dit aan dat we het grootste deel van ons handelen ineffectief bezig zijn. Maar hoe zit het met efficiëntie? Bij efficiëntie wil je zo min mogelijk tijd en energie besteden. Precies wat multitasken beoogt dus, maar we weten nu echter het effect: meer tijd, meer fouten, meer vergeten. Dit zet dus geen zoden aan de dijk, je besteed meer tijd in eerste instantie én grote kans dat je later nog fouten zult moeten oplossen.
Grotendeels niet-effectief en niet-efficiënt
Let’s face it: Onze tijd besteden we dus grotendeels niet-effectief en niet-efficiënt! En, als we wel efficiënt bezig zijn, zijn we dat in de meeste gevallen met zaken die er niet toe doen. Zonde van de tijd, zonde van de middelen en zonde van onze energie. Dit is tevens de paradox van stress. Negatieve stress zorgt ervoor dat we schieten in de ‘efficiëntie loop’. Wellicht heb jij het bij jezelf of een collega wel eens gemerkt: geen tijd voor lunch of een rondje lopen, constant aan het werk regelmatig fouten en afspraken vergeten of half nakomen. Duidelijke symptomen van stress, maar als je er middenin zit denk je de problemen de baas te kunnen door langer door te werken, nog even tussendoor snel iets te doen, meerdere ballen hoog te houden en je af te sluiten voor jouw omgeving. Grote kans dat je geen tijd maakt voor ontspanning, afleiding die dan juist effectief is!
Zie het als stress in het verkeer. Veel mensen doen verwoede pogingen om sneller op locatie te komen, verwisselen regelmatig van rijbaan, trekken snel op bij het stoplicht en rijden harder dan toegestaan. Efficiënt? Ja, je bent inderdaad veel aan het doen in weinig tijd, maar het kost je behoorlijk wat energie, wellicht ook een ruzie en uiteindelijk heeft het weinig zin. Is de afstand 25 kilometer en rijd je over het gehele traject gemiddeld 30km harder dan toegestaan (150km/u in plaats van 120km/u), dan win je hiermee 2,5 minuut. Twee-en-een-halve minuut (!), tijd die je zo weer verliest als je voor een stoplicht staat of je auto parkeert, als het tegenzit heb je ook nog een boete van € 238,-. En in het ergste geval, ik heb het zelf meegemaakt, sta je ook nog eens voor het verkeerde adres. Effectief noch efficiënt dus!
Put first things first
Iedere dag zie ik het om mij heen gebeuren. Heel efficiënt zie ik mensen multitaskend door het leven gaan. Ze zijn bezig met van alles en nog wat, maar als je vraagt hoe het gaat is de eerste reactie vaak: “ja, druk” direct daarna komt iets dat klinkt als “beetje hectisch nu”. Gaf het voorheen een soort status om ‘druk’ te zijn, steeds vaker krijg ik medelijden na zo’n reactie. Ik zie steeds vaker dat mensen gebukt gaan onder werkstress. Zeker wanneer er een klaagzang volgt van datgene waar gebrek aan is: weinig vakantie, weinig tijd voor partner en kinderen, geen avondje vrij, etc.
Dat effect, de negatieve stress, lijkt mij niet het effect dat mensen voor ogen hebben met hun handelen. Wel actief bezig dus, maar niet echt efficiënt en absoluut niet effectief. Effectief én efficiënt bezig zijn kunnen we niet de hele tijd. Als je dat 100% van de tijd doet, ga je er aan onderdoor. Maar effectief bezig zijn kan wel voortdurend. Mijn collega Marianne Smits noemt dat: Doen wat er toe doet! De ene keer is dat een brainstorm met collega’s, de andere keer een mooie blog. Op maandag is dat de start van een nieuw duurzaam traject en op vrijdagavond is dat een heerlijk diner met vrienden. Zorg ervoor dat je de wijze lessen uit Stephen Covey’s ‘7 eigenschappen’ volgt en denkt aan de derde eigenschap: Put first things first. Besteed je volle aandacht aan de belangrijkste taken, dan voer je ze in een keer goed uit en het geeft je de meeste voldoening.
Maak keuzes
Goed om af en toe even stil te staan bij wat binnen jouw organisatie nou negatieve stress oplevert. Om gezamenlijk keuzes te maken en echt te doen wat er toe doet. AVK verzorgt training en coaching om werkstress de baas te blijven. We denken graag met je mee of begeleiden je team, afdeling of hele organisatie van werkdruk naar werkplezier!