Bij het plannen van meerdere trainingen of workshops voor groepen werknemers komt nogal wat administratie kijken. AVK kan hierbij een hoop werk uit handen nemen middels een handige online plannings- en administratietool.

Plannen van trainingen en workshops

Je krijgt toegang tot de trainingsbeheer module op onze OfficeContent site. Hier kunnen eenvoudig data worden gepland voor trainingen. Compleet met beschrijving van de inhoud, tijden, locatie en een routeplanner. Het is ook mogelijk om afbeeldingen of bestanden aan een training te koppelen. Vervolgens wordt bepaald hoeveel deelnemers maximaal kunnen inschrijven voor een bepaalde training. Bij gelijksoortige trainingen kopieer je eenvoudig een trainingsdatum en pas je de tijdstippen aan.

Voorbeeld 1:

Indien er intern kosten moeten worden doorberekend aan bijvoorbeeld de afdeling, kun je een prijskaartje aan de inschrijving hangen.

Online inschrijven en uitschrijven

De kandidaten worden door ons als gebruiker toegevoegd aan het systeem. Zij krijgen allen een inlogcode waarmee zij kunnen inloggen op de portal van OfficeContent. Deelnemers kunnen nu zelf kijken welke trainingsdata er gepland zijn en voor welke training zij zich aan willen melden. Het inschrijven gebeurt met een online formulier welke aan de training is gekoppeld. Je kunt zelf bepalen hoeveel gegevens je wil hebben van de deelnemer (is inschrijven met alleen een mailadres voldoende of wil je bv. ook de volledige naam, functie of afdeling).

Voorbeeld 2:

Bij iedere training wordt een teller weergegeven waarin wordt bijgehouden hoeveel vrije plaatsen er nog zijn voor die bepaalde training. Mocht een deelnemer achteraf toch niet kunnen op een bepaalde datum, dan kan hij/zij zich weer via de portal uitschrijven door middel van een klik op de knop ‘uitschrijven’. Je bepaald zelf tot hoeveel dagen voor aanvang van de training een deelnemer zich vrijblijven mag uitschrijven.

Alle deelnemers worden geregistreerd in de database. Je kunt deze via de portal inzien en eventueel exporteren naar Excel.

Bevestigingen en herinneringen

De deelnemer krijgt onmiddelijk na de inschrijving een mail met daarin een voorlopige bevestiging van deelname. Doorgaans wordt een training definitief bevestigd indien een minimaal aantal deelnemers zich heeft ingeschreven. Je kunt met een druk op de knop de deelnemers definitief bevestigen (per training). Ook is de mogelijkheid ingebouwd om deelnemers een herinnering te sturen of een bericht per mail. Je bepaalt zelf de teksten die worden gebruikt in de verschillende mails.

Voorbeeld 3:

Afgesloten portal

Om je bedrijfsgegevens te beschermen en te voorkomen dat derden zich gaan inschrijven adviseren wij om een afgesloten portal af te nemen. Deze portal wordt aangepast aan de huisstijl kleuren van uw organisatie en voorzien van het bedrijfslogo.

Alleen de eigen werknemers hebben toegang tot de inhoud en trainingen op deze portal. De eigen portal biedt ook de mogelijkheid om extra pagina’s met interne informatie aan te maken.

Interesse ?

AVK biedt een handige en betaalbare oplossing om je veel werk uit handen te nemen bij de deelnemersadministratie.

Neem voor meer informatie en prijzen contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag verder!

Wil je weten wat onze OfficeContent Helpdesk en Studyportal nog meer te bieden heeft?
Bekijk de video, download de brochure of vraag naar de mogelijkheden voor jouw organisatie!
Website: www.officecontent.nl