Het Nieuwe Werken betekent @nders werken… Maken we wel gebruik van alle opties die HNW biedt?
De essentie van vernieuwen is het ‘oude’ loslaten. Kijk dus eens wat HNW kan betekenen voor de manier waarop jij je werk doet.
Het Nieuwe Werken betekent @nders werken
Prachtig nieuw meubilair dat allerlei verschillende werkstijlen ondersteunt. Dat is het meest zichtbaar bij invoering van Het Nieuwe Werken. Dit maakt het mogelijk om écht @nders te gaan werken. Vanaf nu kijk je in je agenda en laat je de aard van de werkzaamheden bepalen wát je daadwerkelijk werkplek wordt. Voor een creatieve brainstorm over een nieuwe wijze van managementondersteuning nodig je je collega’s uit bij de loungeplekken, geconcentreerd werken aan je voorstel ná de brainstorm doe je in een concentratieruimte, je mail lezen kan op iedere plek, afhankelijk van de vertrouwelijkheid. Kortom: voor iedere taak is er vanaf nu een ídeale plek! Het is aan jou om hiervan gebruik te gaan maken en te merken hoeveel winst je hierdoor boekt. Niet alleen in tijd, maar ook in kwaliteit bij de uitvoering van je taken. En daar blijft het niet bij…
Ook nieuwe technologieën maken het mogelijkheid om anders te gaan werken: @nders vergaderen
De vergaderpunten die alleen op de agenda staan om de voortgang van werkzaamheden met elkaar af te stemmen kunnen vervallen. Het is veel effectiever om het verloop van die werkzaamheden af te stemmen en te coördineren via andere media. Gebruik je SharePoint in je organisatie, spreek dan af dat iedereen zijn informatie over de werkzaamheden op de vooraf afgesproken plaats op SharePoint deelt. Op die manier hoeft iemand die hiertoe gerechtigd is slechts in te loggen om de laatste stand van zaken over de werkzaamheden of over het project te kunnen lezen. Je kunt ook gebruikmaken van software als Basecamp of Projectplace.
Mocht je het nodig vinden om toch even ‘life’ met elkaar af te stemmen, denk dan eens aan Skype of een andere mogelijkheid om te videovergaderen. Het grote voordeel van het gebruik hiervan is dat de deelnemers ieder op hun eigen locatie kunnen blijven: geen reistijd en reiskosten dus. Bovendien blijkt uit ervaring dat de gesprekduur meestal korter is dan wanneer we fysiek bij elkaar komen. Dubbel effectief dus.
@nders communiceren
Nog altijd is de mail het meest gebruikte communicatiemiddel in kantoren. Maar is dit ook de meest effectieve manier van communiceren? Zeker niet in alle gevallen. Aan jou als managementondersteuner om de alternatieven te kennen en de beste manier te adviseren.
Andere mogelijkheden om kort zaken met elkaar af te stemmen zijn onder meer Messages (voorheen iChat), FaceTime en Lync (voorheen Communicator). Projectteamleden die wereldwijd verspreid zitten gebruiken deze opties al lang, waarom dan niet binnen Nederland of binnen je organisatie?
Kijk maar eens rond in een vergadering. Bijna iedere deelnemer heeft een smartphone voor zich liggen en raadpleegt die ook frequent. We communiceren steeds vaker via diverse media. We:
- bellen;
- sms’en, WhatsApp’en of Ping’en;
- chatten met bijvoorbeeld Lync of Skype (voorheen MSN Messenger);
- plaatsen berichten of versturen direct messages via social media zoals Twitter, LinkedIn en Facebook;
- publiceren informatie, ook in de vorm van wiki’s of groepsblogs via (social) intranetten (denk aan SharePoint, Yammer of blueKiwi);
- beeld- of videovergaderen (bijv. via KPN, GoToMeeting of Skype);
- e-mailen.
Duidelijk is dat we op zoek zijn naar de meest effectieve manier van communiceren om zo goed mogelijk te kunnen samenwerken. In dit licht bezien is het dan ook vreemd om te constateren dat lang niet alle medewerkers op de hoogte zijn van de mogelijkheden die hen op dit moment ter beschikking staan. Niet zelden verneem ik dat organisaties wel de tools hebben, maar niet gebruiken: ‘Yammer/Lync/SharePoint, ja dat hebben we wel, maar ik weer niet wat ik daarmee kan…’
Het is van belang om als collega’s onderling afspraken te maken over welke tools gebruikt worden voor welke vorm van communicatie. We hebben veel verschillende zaken met elkaar te bespreken:
- een korte vraag;
- een complexe vraag;
- een discussie voeren;
- geven van een taak/opdracht;
- doen van een mededeling.
Een korte vraag aan je collega stel je via chat evenals een korte mededeling. Een discussie waarbij je niet fysiek bij elkaar komt voer je via videovergaderen, voor het uitzetten van een taak is Outlook bijzonder geschikt of gebruik je Sharepoint.
Nog complexer wordt het als je bedenkt dat er nog drie factoren zijn die bepalen op welke manier je je boodschap het best kunt communiceren:
1. Is je boodschap bedoeld voor een groep of een individu?
2. Is het dringend of urgent?
3. Is de kwestie vertrouwelijk?
Is je boodschap bedoeld voor een groep en is het prettig dat iedereen tegelijk deze boodschap ontvangt dan kan Sharepoint je uitstekende ondersteunen. Moet je echter dringend een persoon bereiken én moet dit binnen een werkdag, zorg er dan voor dat je WhatsAppt of smst. Voor dergelijk urgente zaken is mail het minst geschikt.
Samengevat gaat het bij het kiezen van het best passende communicatiemiddel dus in ieder geval om:
- ‘wat’ je moet doen;
- de mate van urgentie;
- het aantal personen met wie je dit wilt ‘bespreken’;
- de mate van vertrouwelijkheid van de boodschap.
@nders samenwerken
Als we samen met anderen willen werken lijkt het boeken van een ruimte waarin dit kan gebeuren nog altijd de norm. De drukke agenda’s van iedereen, de reistijd en natuurlijk ook de kosten duiden al aan dat het anders kan. En wat denk je van de zorg voor ons milieu….. Fysiek bijeen komen is lang niet altijd nodig.
Toch blijft de behoefte aan onderling contact groot. Aan jou de taak te adviseren wanneer fysiek moet en wanneer digitaal kan. Dit moet op een heldere manier geregeld worden. Jij als secretaresse kunt de manier waarop collega’s contact hebben met elkaar in ieder geval ter sprake brengen of, sterker nog, direct al toepassen in de communicatie die jij hebt met (groepen) collega’s.
Een punt van aandacht daarbij is dat het gebruik van al deze hulpmiddelen soms leidt tot steeds korter wordende berichten. Bovendien verwachten veel mensen direct een reactie. Dat kan leiden tot onzorgvuldig geformuleerde teksten. Die teksten kunnen op hun beurt weer de oorzaak worden van misverstanden.
En dan heb ik het nog niet gehad over de wrevel die kan ontstaan doordat onduidelijk is of 24/7 bereikbaarheid ook betekent dat je altijd maar beschikbaar moet zijn. Nee, je hoeft niet én je kunt niet altijd beschikbaar zijn. Ook dit behoeft afstemming.
Natuurlijk is het ieders verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met de nieuwe hulpmiddelen en na te denken over de aard van de berichtgeving. Don’t be stupid! Als je twijfelt over de ontvangst van je boodschap, denk dan in ieder geval ook aan de optie face-to-face contact. Verplaats je in je gesprekspartner: als je denkt dat een functioneringsgesprek makkelijk kan via Skype of Lync, vraag je dan even af of de ander er ook zo over denkt. En bij de start van een nieuwe samenwerking is fysiek ontmoeten altijd een prima begin.
@nders samenwerken vraagt om afspraken en dat in ieder team waarmee jij samenwerkt.
Die afspraken gaan over:
- wanneer is het nodig elkaar fysiek te ontmoeten
- welke hulpmiddelen gebruiken wij voor digitaal samenwerken
- hoe houden wij elkaar op de hoogte. Dit bij voorkeur natuurlijk parallel: op hetzelfde moment aan iedereen hetzelfde mededelen. Welke tool hebben wij hiervoor beschikbaar.
- Wanneer en hoe is ieder teamlid beschikbaar en bereikbaar.
- En vergeet vooral ook niet afspraken te maken over hoe je elkaar aanspreekt als er iets niet goed loopt of beter kan…….Bedenk dat hierbij digitale hulpmiddelen vaak het minst passend zijn.
Tip: spreek bij de start van je werk als teamlid altijd af welke verwachtingen jullie als teamleden hebben over de samenwerken. Dit werkt bijzonder verhelderend.
Stem de optimale wijze van samenwerken, communiceren én beschikbaarheid met elkaar af. Jouw organisatie helpt door het beschikbaar stellen van de juiste tools. Jouw verantwoordelijkheid is deze zo goed mogelijk te gebruiken.
Kies daarom:
- elke dag,
- bij elke activiteit,
- de best passende werklocatie en
- de benodigde faciliteiten.
Het zal leiden tot een groei van de effectiviteit van allen. Zo laat je Het Nieuwe Werken, wérken.
Klik hier voor meer informatie over onze diverse ‘Het Nieuwe Werken’ trainingen.