Het maken van een goede structuur voor SharePoint sites, bibliotheken en gebruik van metadata is vakwerk. Wij laten je in de SharePoint Taxonomie & Classificeren Workshop zien hoe je een goede taxonomie samenstelt door juiste classificaties toe te passen.
Taxonomie: Classificaties maken
Classificeren is het aanbrengen van samenhang tussen afzonderlijke documenten en groepen van documenten in een logische en eenduidige structuur. Zo’n structuur kan een mappenstructuur zijn, maar je kunt ook structuur aanbrengen met behulp van metadata. In SharePoint wordt een beheerde metadata-structuur aangeduid als een taxonomie. Het maken van een doordachte classificatie is vakwerk, maar alleen jij als kenner van jouw interne documenten en documentstromen kunt deze maken.
Digitale classificatie toepassen
Een goede digitale classificatie kenmerkt zich door twee elementen: de structuur is compact en daardoor eenvoudig te doorgronden. Daarnaast zijn de namen van de classificering en de onderliggende items onderscheidend benoemd. Indien deze twee basiseisen worden toegepast op entiteit en sub-entiteit dan zal dit uitmonden in een centrale en voor iedere medewerker toegankelijke structuur waarbij de informatie in 3 klikken is te traceren en onder te brengen.
Om deze structuur te ontwikkelen start onze in-company training veelal met een toelichting op dit principe en een uitleg over het belang van centraal digitaal documentbeheer. Dit onderdeel wordt afgesloten met een workshop waarbij de deelnemers het principe van het ontwerpen van een structuur zelf toepassen.
Aansluitend daarop bestaat de mogelijkheid om samen met de deelnemers een aanzet te maken voor een uniforme digitale structuur voor jouw documenten. De werkwijze die we hanteren gaat uit van participatie van alle betrokkenen (in groepen) waardoor het draagvlak voor toepassing in de praktijk wordt gelegd.
In-company training: Taxonomie en Classificeren in Sharepoint
AVK heeft diverse trainingen en workshops ontwikkeld om je te helpen bij het loslaten van mappenstructuren en het ontwerpen van metadata structuren. De trainingen zijn gebaseerd op de volgende invalshoeken:
1. Het geven van inzicht aan gebruikers van het nut en het doel van metadatering in plaats van mappen structuren: Laat de map los...
In deze workshop van veelal 1 dagdeel leer je het belang en gebruik van metadatering. Het is voor kantoor medewerkers een flinke overstap om documenten op te slaan met gebruik van metadatering in plaats van in een mappen structuur.
In deze workshop wordt stil gestaan bij de nadelen en voordelen van het werken met mappen en met het werken met slimme metadatering. Tijdens de training krijgen deelnemers handvatten om eigen documenten (bijvoorbeeld mijn documenten) te kunnen indelen in een loigische metadata structuur door middel van en workshop. Door afwisseling van theorie en praktijk, kunnen jij en jouw collega's na deze workshop meteen en entousiast aan de slag.
2. Het ontwikkelen van een effectieve structuur voor metadatering binnen organisatie onderdelen; Maak uw bedrijfsspecifieke classificatie (taxonomie)
In deze workshop die minimaal 2 dagdelen duurt, leren jij en jouw collega's een bedrijfsspecifieke metadata structuur te maken. In deze workshop wordt gewerkt met diverse oefeningen vanuit de theorie en tevens jouw eigen praktijk.
Inhoud maatwerk in-company trainingen
Onze trainingen en workshops worden op maat gemaakt aan de hand van de wensen en behoeften van uw organisatie. Onderstaand is een algemene weergave van de mogelijke inhoud.
- Kennismaking met elkaar aan de hand van je eigen mappenlijst (mijn documenten)
- Inleiding op classificeren en digitaal archiveren (wat bewaren we waar en hoe bewaren we het daar)
- Alternatieven voor een map leren kennen
- Kennismaken met werken en denken in dossiers; Projecten, Relaties, Locaties, Activiteiten, Documenten en Zaken.
- De vertaalslag maken van een mappenstructuur naar een classificatie met metadata, hoe laat ik de map los
- Workshop classificeren inclusief metadata
- Afsluitend wordt de noodzaak tot het gebruik van uniforme bestandsnamen aangestipt om zodoende dubbele opslag van documenten (onder verschillende bestandsnamen) en eventueel het gebruik van verkeerde (versies van) documenten te reduceren/voorkomen.
Meer informatie over SharePoint Taxonomie trainingen
Wij verzorgen onze trainingen in-company (bij jou op locatie). Onze op maat gemaakte trainingen kunnen één op één of in teamverband worden verzorgd. AVK biedt je een totaalbegeleiding van pilot sessies tot maatwerktrainingen voor diverse doelgroepen. Daarnaast zijn onze trainers
gecertificeerd door Microsoft.
Neem voor meer informatie contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag verder!
Beoordelingen
Er zijn nog geen beoordelingen.